Verfahrensweise bei der Ausstellung von Apostillen und Beglaubigungen

Das Regierungspräsidium Darmstadt beglaubigt grundsätzlich alle in seinem Zuständigkeitsbereich ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, sofern die Zuständigkeit nicht anders gegeben ist.

Wir beglaubigen folgende Urkunden zur Vorlage im Ausland: 

Urkunden, die von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen aber auch z. B. von den Industrie- und Handelskammern, Gesundheitsämtern oder Veterinärämtern im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt wurden. Insbesondere:

• Personenstandsurkunden, d. h. Urkunden, die von einem Standesamt ausgestellt wurden z. B. Geburts-, Abstammungs-, Heirats- und Sterbeurkunden, Familienbücher, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bescheinigungen über Namensänderung oder –führung.
  Es gibt viele Länder, die großen Wert darauf legen, dass die Urkunden nicht älter als 6 Monate sind. Ältere Urkunden lassen Sie bitte beim zuständigen Standesamt neu ausstellen. Evtl. benötigen Sie für die Urkunde eine Vorbeglaubigung – bitte sprechen Sie die Standesbeamtin / den Standesbeamten darauf an.
• Melde-, Aufenthalts- und Ledigkeitsbescheinigungen. Die Bescheinigungen werden von der für Sie zuständigen Meldestelle (Einwohnermeldeamt/Bürgerbüro) ausgestellt. Hier benötigen Sie eine Vorbeglaubigung. Bitte sprechen Sie die Sachbearbeiterin / den Sachbearbeiter darauf an.
• Hochschulabschlüsse und Schulzeugnisse (unabhängig vom Ausstellungsdatum).
  Schulzeugnisse müssen jedoch durch das zuständige Staatliche Schulamt und Hochschulabschlüsse durch eine bei der Hochschule beauftragte Person „vor beglaubigt“ werden (Näheres erfragen Sie bitte telefonisch bei uns).
• Prüfungszeugnisse der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer
• Urkunden, die von Finanzämtern im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt wurden und im Ausland Verwendung finden sollen.
• Einbürgerungszusicherungen und Einbürgerungsurkunden
• Urkunden, die im Rahmen einer Auslandsadoption benötigt werden.
  Bitte rufen Sie uns nach 14 Uhr an um die Vorgehensweise zu besprechen. Sie benötigen evtl. Vorbeglaubigungen.
• Adoptionsbefürwortungen, Sozialberichte u. a. Urkunden der Jugendämter, die im Rahmen einer Auslandsadoption benötigt werden. (Diese Urkunden werden uns direkt vom Jugendamt vorgelegt).
• Vom Gesundheitsamt „vor beglaubigte“ ärztliche Bescheinigungen.
• Zertifikate, GMP-Bestätigungen

Dabei wird die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt.

Nicht beglaubigt werden vom Regierungspräsidium Darmstadt:

• Alle Urkunden die außerhalb des örtlichen Zuständigkeitsbereiches des Regierungspräsidiums Darmstadt ausgestellt sind. Innerhalb Hessens sind dafür folgende Regierungspräsidien für den eigenen Regierungsbezirk zuständig:
  
  Regierungspräsidium Gießen
  Dezernat 21
  35538 Gießen
  Tel.: 0641 / 303 - 2202
  
  Regierungspräsidium Kassel
  Dezernat 15.1
  34112 Kassel
  Tel.: 0561 / 106 – 2614 oder – 2121

• Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts; zuständig ist hier der Präsident des Deutschen Patentamts in München
• Urkunden von Bundesbehörden sowie Auszüge aus dem Bundeszentralregister (Führungszeugnis); zuständig ist das Bundesverwaltungsamt (BVA) Referat II, B4 Eupener Str. 125 50933 Köln
• Handelspapiere; zuständig sind die Industrie- und Handelskammern
• Unterschriften für Privatpersonen und private Urkunden. Private Urkunden können nicht legalisiert werden. Wird jedoch eine Privaturkunde gem. § 129 BGB öffentlich beglaubigt, so stellt die Beglaubigung der Unterschrift unter der Urkunde durch einen Notar eine öffentliche Urkunde dar
• Gerichtliche, staatsanwaltschaftliche und notarielle Urkunden wie z. B. Scheidungsurteile (zuständig ist das jeweilige Amts- oder Landgericht)
• Öffentliche Urkunden, die vom Ministerium für Justiz ausgestellt wurden (das Ministerium stellt die Beglaubigung selbst aus)
• Übersetzungen (wenden Sie sich bitte an das Landgericht, bei dem Ihr Übersetzer gemeldet ist)

Was ist zu beachten, wenn ich Urkunden fürs Ausland beglaubigen lassen muss?

• Die Urkunden müssen im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt worden sein
• Die Urkunden müssen im Original vorgelegt werden und ihr Ausstellungsdatum soll nicht mehr als 6 Monate zurück liegen. Weiterhin müssen die Urkunden mit einem Dienstsiegel (d. h. dem „Wappenstempel“ der ausstellenden Behörde oder Körperschaft) versehen sein
• Beachten Sie genau, welche Angaben Sie gegenüber den ausländischen Behörden nachweisen müssen. Wenn sich z. B. Ihr Name durch die Eheschließung geändert hat, geht dies nicht aus der Heiratsurkunde sondern aus dem Familienbuchauszug oder aus dem Auszug aus dem Heiratseintrag (Internationale Heiratsurkunde) hervor.
  Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Auslandsvertretung in Deutschland bzw. direkt bei der ausländischen Behörde, welche Urkunden Sie zur Vorlage in diesem Land benötigen (genaue Bezeichnung! )
• Erkundigen Sie sich telefonisch bei uns, ob wir eine Vorbeglaubigung benötigen um Ihre Urkunde fürs Ausland zu beglaubigen

Kosten einer Beglaubigung

Die Gebühr für die Beglaubigung jeder Urkunde beträgt 18 Euro. Von der Zahlung dieser Gebühr gibt es in der Regel keine Freistellung oder Ermäßigung.

Sofern Sie die Beglaubigung per Post anfordern, erhalten Sie mit der beglaubigen Urkunde eine Rechnung und einen Überweisungsträger. Bitte schicken Sie uns kein Bargeld und keine Schecks.

Wenn Sie zur Beglaubigung persönlich hier vorsprechen wird die Gebühr sofort fällig.

Vorbeglaubigung durch das Regierungspräsidium Darmstadt:

Für folgende Länder nimmt das Regierungspräsidium Darmstadt die Vorbeglaubigung vor:

• Bahrain
• Bangladesch
• China
• Irak
• Iran (nur für Hochschulzeugnisse)
• Jordanien
• Kambodscha
• Libanon (nur für Schul- und Ausbildungsnachweise)
• Mali
• Myanmar (früher: Burma)
• Nepal
• Ruanda
• Saudi-Arabien
• Somalia
• Sudan
• Syrien
• Togo

Die End-Beglaubigung erfolgt hier durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln .

Die Postanschrift des Bundesverwaltungsamts lautet:

Bundesverwaltungsamt
Referat II B4
50728 Köln

Die Diensträume sind in Köln-Braunsfeld, Eupener Str. 125. Vor einer persönlichen Vorsprache empfiehlt sich telefonische Kontaktaufnahme (Tel.: 0 18 88 - 358 - 5025/5008).

Das Bundesverwaltungsamt kann nur dann die Endbeglaubigung erteilen, wenn die Urkunde bereits von der zuständigen Stelle „vor beglaubigt“ wurde.

Sollten Sie noch weitere Fragen haben oder sich unsicher sein, ob wir für die Beglaubigung Ihrer Urkunden zuständig sind oder ob Sie sich vielleicht an eine andere Stelle wenden müssen:

Rufen, faxen oder mailen Sie uns einfach an!

Ihr Team der Beglaubigungsstelle

Diesen Text finden Sie im PDF-Format als Merkblatt im nebenstehenden Download.

Bild: PixelQuelle.de

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